こんにちは、インフラエンジニアのryuです。
今回は、Microsoft TeamsとTrelloを連携する方法を解説します。
Teamsでチャットや会議はできるけれど、誰がどのタスクを担当していて、どこまで進んでいるのか分かりづらい。そんなときに便利なのがTrelloです。
Trelloは、カードを使ってタスクを管理できるツールです。Teamsと連携すると、Teamsから離れずにTrelloのボードを確認できるため、チーム内のタスク管理がしやすくなります。
この記事では、Trelloのボードを作成し、Teamsのチャネルへタブとして追加するところまで順番に解説します。
TeamsとTrelloは現在も連携できる？¶
結論からいうと、現在もMicrosoft TeamsとTrelloは連携できます。
TrelloのMicrosoft Teams用アプリを使うことで、TeamsのチャネルにTrelloボードをタブとして追加できます。
さらに現在のTrelloアプリでは、TeamsのメッセージからTrello Inboxへカードを作成したり、Trelloの通知をTeamsで受け取ったりすることもできます。
以前よりも連携できる範囲が広がっています。
TeamsとTrelloを組み合わせると、たとえば次のような使い方ができます。
| できること | 活用例 |
|---|---|
| TrelloボードをTeamsに表示 | 会議中にタスクの進捗を確認する |
| TeamsからTrelloカードを作成 | チャットで出た作業をそのままタスクにする |
| Trelloの通知を受け取る | カードの更新や変更に気づきやすくする |
| チームで同じボードを見る | 担当者や進捗を共有する |
ただし、会社で使っているTeamsでは、管理者がサードパーティ製アプリの利用を制限している場合があります。
Trelloが検索結果に表示されない場合は、Teamsの管理者へ確認してください。
TeamsとTrelloを連携する前に準備するもの¶
TeamsとTrelloの連携自体は、それほど難しくありません。
まずは次の2つを用意します。
1つ目がMicrosoft Teamsを利用できるアカウント、2つ目がTrelloのアカウントです。
Microsoft Teamsを準備する¶
まずはMicrosoft Teamsを使える状態にします。
上の画像は以前のTeams画面なので、現在とはデザインが異なります。ただ、Teamsにサインインしてチームやチャネルを利用するという基本的な流れは同じです。
TeamsはWeb版、デスクトップ版、モバイル版などから利用できます。
以前の記事ではAzure ADのライセンスを使って試すと説明していましたが、現在はMicrosoft Entra IDへ名称が変わっているなど、Microsoft側のサービス構成も変わっています。
そのため、これからTeamsを準備する方は、現在利用しているMicrosoft 365環境に合わせて設定するのがおすすめです。
Teamsの導入方法から確認したい方はこちらも参考にしてください。
【関連記事】Microsoft Teamsの導入方法を初心者向けに解説
Trelloのアカウントを作成する¶
次にTrelloを準備します。
Trelloは、カードを使ったカンバン方式のタスク管理ができるツールです。
画像は以前のTrello公式サイトです。現在は画面デザインが変わっていますが、公式サイトからアカウントを作成して利用する流れは同じです。
Trelloでは、タスクをカードとして作成し、進捗に合わせてカードを移動できます。
たとえば、次の3つのリストだけでも十分にタスク管理ができます。
未着手
↓
対応中
↓
完了
最初から細かく分類しすぎると管理が大変になるので、まずはこのくらいシンプルな構成がおすすめです。
TrelloでTeams連携用のボードを作成する¶
アカウントを作成したら、Teamsで表示したいTrelloボードを作ります。
以前はパーソナルボードやチームという表現が使われていましたが、現在のTrelloではWorkspace（ワークスペース）という単位でボードを管理します。
チームで利用する場合は、メンバーが参加しているワークスペース内にボードを作成すると分かりやすいです。
たとえば開発チームなら、次のようなボードにできます。
| リスト | 入れるタスク |
|---|---|
| 未着手 | これから対応するタスク |
| 対応中 | 現在作業しているタスク |
| レビュー待ち | 確認してほしいタスク |
| 完了 | 対応が終わったタスク |
カードには担当者、期限、チェックリストなども設定できます。
誰が何をしているのかをTeamsのチャットだけで追いかけるより、Trelloにまとめた方が状況を確認しやすくなります。
TeamsにTrelloを追加する方法¶
ここからTeamsとTrelloを連携します。
現在も基本的な方法は、TeamsのチャネルにTrelloをタブとして追加する形です。
手順1：Teamsのチャネルを開く¶
まず、Trelloを表示したいTeamsのチームとチャネルを開きます。
チャネル上部には、投稿やファイルなどのタブが表示されています。
その横にあるタブの追加からアプリを追加します。
画像では以前のTeams UIになっていますが、現在もチャネルやチャットへアプリをタブとして追加できます。
手順2：Trelloアプリを選択する¶
タブの追加画面を開いたら、Trelloを検索します。
Trelloが表示されたら選択して追加します。
もしTrelloが表示されない場合は、Teams側でサードパーティ製アプリが無効になっている可能性があります。
会社のMicrosoft 365環境を利用している場合は、自分で設定を変更せず、IT管理者へ確認してください。
手順3：Trelloへログインする¶
Trelloを追加すると、Trelloへのログインを求められます。
自分のTrelloアカウントでログインし、TeamsからTrelloへアクセスするための権限を許可します。
ここで注意したいのが、Teamsへ追加したいTrelloボードのメンバーになっている必要があることです。
自分が参加していないボードを勝手にTeamsへ追加することはできません。
手順4：Teamsに表示するボードを選ぶ¶
ログインが完了すると、追加できるTrelloボードが表示されます。
Teamsで共有したいボードを選択して保存します。
これでチャネル上部にTrelloのタブが追加されます。
TeamsとTrelloの連携完了¶
設定が完了すると、Teamsの中からTrelloボードを確認できるようになります。
Trelloのタブでは、リストやカードを確認するだけではなく、ボード上でカードを操作することもできます。
そのため、Teams会議をしながらTrelloを開き、
このタスクはどこまで進んでいる？
↓
Trelloを確認
↓
担当者と期限を決める
↓
その場でカードを更新
という流れで進められます。
会議で決めたことがチャットに流れて終わるのを防ぎやすくなります。
TeamsのメッセージからTrelloカードを作る¶
現在のTeams用Trelloアプリでは、ボードを表示するだけではありません。
Teamsのメッセージから、Trello Inboxへカードを作成することもできます。
たとえばチャットで、
来週までに新しいLPのデザイン案を作成してください
という依頼が来たとします。
そのままチャットだけで管理すると、数日後には別のメッセージに埋もれてしまうことがあります。
Trelloカードとして保存しておけば、あとから優先順位や担当者を整理できます。
Teamsはコミュニケーション、Trelloはタスク管理と役割を分けると使いやすいです。
TeamsとTrelloを使うときの注意点¶
便利な連携ですが、使い始める前にいくつか決めておいた方がよいことがあります。
特に重要なのが、TeamsとTrelloのどちらをタスク管理の正本にするのかです。
TeamsにもMicrosoft Plannerなどのタスク管理機能があります。
TrelloとPlannerの両方に同じタスクを登録すると、どちらが最新なのか分からなくなってしまいます。
たとえば、
コミュニケーションはTeams、タスクはTrello
と決めておくとシンプルです。
また、Trelloに機密情報や顧客情報を入力する場合は、会社のセキュリティルールを確認してください。
便利だからという理由だけで個人のTrelloアカウントへ業務情報を登録するのは避けましょう。
Trelloのボードはシンプルに作るのがおすすめ¶
Trelloを導入すると、最初はいろいろなリストやラベルを作りたくなります。
しかし、ルールが増えすぎると誰も更新しなくなります。
最初は、
未着手 → 対応中 → 完了
程度でも十分です。
運用してみて、レビュー待ちが分かりづらいならレビュー待ちを追加する。このように、必要になってから改善していく方が続けやすいと思います。
タスク管理で大切なのは、きれいなボードを作ることではありません。
誰が何を担当していて、次に何をすればよいのかが分かる状態を作ることです。
TeamsにはTrello以外のアプリも追加できる¶
Teamsでは、Trello以外にもさまざまなアプリを追加できます。
たとえば、Microsoft Whiteboardを使えば、会議中に複数人で同じホワイトボードへ書き込みながらアイデアを整理できます。
タスク整理にはTrello、アイデア出しにはWhiteboardというように、目的に合わせて使い分けると便利です。
Whiteboardについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
【関連記事】Microsoft Whiteboardの使い方を初心者向けに解説
Teamsそのものを使いこなしたい方は、チーム作成方法も確認しておくとよいでしょう。
【関連記事】Microsoft Teamsで新しいチームを作成する方法
TeamsとTrelloを連携してタスクを見える化しよう¶
TeamsとTrelloの連携は、設定すること自体が目的ではありません。
チャットや会議で決まった作業をTrelloへまとめ、誰が何をしているのかをチーム全体で確認できるようにすることが一番の目的です。
現在もTeamsのチャネルへTrelloボードをタブとして追加できるので、すでに両方を利用しているチームなら試しやすい連携です。
まずは小さなボードを1つ作り、未着手・対応中・完了の3列だけで始めてみてください。
実際に1週間ほど使ってみると、自分たちのチームに必要なリストやルールが見えてくると思います。
